Como criar uma Intranet
Existem muitas ferramentas à disposição dos gestores para implementar com sucesso uma intranet. Estas incluem editores de html, bases de dados e formas de interfaces com applets java e java script.
Ao criar uma intranet, deve ser dada uma atenção especial aos detalhes que permitirão aos funcionários encontrar de maneira fácil as informações que procuram.
O facto de uma intranet só ser vista pelos trabalhadores e não por clientes ou pelo público em geral, não deve constituir desculpa para uma empresa tomar o caminho mais fácil e cortar custos com o projecto.
Intranets bem organizadas com design gráfico agradável são geralmente muito apreciadas pelos trabalhadores que as utilizam.
Geralmente, uma intranet deve ser concebida e organizada para se concentrar num processo de departamentos ao invés do próprio departamento. Isto permite um acesso mais fácil por funcionários fora do departamento que estão participar numa dada tarefa. Estas ferramentas reflectem uma tendência recente no mundo dos negócios pelo sucesso alcançado com a interacção entre os diferentes departamentos ou divisões dentro da mesma empresa.
As intranets permitem que os funcionários se concentrem em tarefas, não em documentos, com o objectivo de integrar as tarefas em processos distintos.
As melhores intranets incentivam a colaboração através da criação de espaços partilhados que reflectem a personalidade da empresa e criam um terreno comum para todos os funcionários.
Uma vez que as tarefas individuais são geralmente uma pequena porção de uma grande tarefa, as intranets devem ser organizadas de tal maneira que as tarefas individuais sejam agrupadas. Estas tarefas podem ser simples ou complexas, mas contanto que todas contribuem para o mesmo processo global, os trabalhadores vão beneficiar com o acesso fácil à informação que este tipo de projecto oferece.
As intranets são úteis para juntar os funcionários de diferentes departamentos. Podem até mesmo ajudar os empregados da mesma empresa que trabalham em locais diferentes a comunicar mais com sucesso. Os vários utilizadores podem colaborar e resolver problemas usando a intranet como uma ferramenta ao invés das práticas de negócio mais tradicionais, como reuniões e teleconferências.
Uma intranet, como qualquer empreendimento empresarial, é um reflexo da empresa que a implementou. Uma empresa bem organizada (e portanto, geralmente bem-sucedida) será capaz de projectar uma intranet de modo a melhor atender às suas necessidades. Como a intranet cria novas formas de colaboração, ela irá desafiar as formas tradicionais de fazer o trabalho e obter informações. Para ser bem sucedida, a intranet deve fornecer as formas de capacitar todos os funcionários, oferecendo-lhes incentivos concretos.
O design gráfico, e as normas de funcionamento são vitais para o sucesso da intranet. Goste-se ou não, as intranets têm personalidades, que são amálgamas de estilo visual, tom e conteúdo. Uma intranet que reflecte a cultura da sua empresa fará com que os funcionários se sintam mais em casa, ajudando aqueles que estão dispersos a compartilhar o mesmo espaço, e incentivando a colaboração e comunicação em torno dos processos em que participam.
Carlos Pinto Ascensão
Director do Portal WebMarketing
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