Aplicações de Intranets

A aplicação de intranet mais popular é, obviamente, o e-mail. Esta capacidade permite que os empregados de uma empresa comuniquem uns com os outros de forma rápida e fácil. Se a intranet tem acesso à Internet, o e-mail pode ser acedido através da ligação à Internet. Se a intranet funciona sem a Internet, poderá ser instalado software especial de e-mail, de forma a que os funcionários possam aproveitar as suas inúmeras vantagens.

Uma intranet tem muitas outras aplicações diferentes que podem ser utilizadas por uma empresa. Estes incluem a publicação na Web de documentos corporativos, criação de formulários e links que permitem aos utilizadores aceder a informações. Boletins informativos, listas de empregos e classificados, bibliotecas, cotações de acções, mapas, dados históricos, catálogos, listas de preços, informações sobre os produtos concorrentes, e dados de atendimento ao cliente são apenas alguns exemplos desses tipos de aplicações.

É também usual colocar numa intranet a política organizacional e manuais de procedimentos. Ao contrário de cópias impressas, os manuais on-line podem facilmente ser acedidos por todos os funcionários a qualquer momento. Os manuais também são mais fáceis de organizar on-line podendo ser indexados por assunto e ligados a um motor de busca para facilitar a navegação através do documento. Além disso, quaisquer mudanças podem ser feitas mais rapidamente. A conversão de materiais impressos para formato digital é bastante simples, requerendo ou um editor adequado para html ou um caminho para a documentação que pode ser acedida com uma aplicação específica.

As listas de contactos são uma das aplicações mais úteis duma intranet. Nomes de funcionários, títulos, direitos, serviços, números de telefone e fax, endereços de e-mail, e até mesmo fotos podem ser armazenados num directório online. Qualquer um destes dados pode ser facilmente pesquisado e actualizado a qualquer momento com o mínimo esforço.

Gráficos online das organizações são uma maneira útil para os funcionários entenderem a estrutura e hierarquia da sua empresa. Estes gráficos podem descrever quem reporta a quem, os direitos específicos de uma pessoa ou departamento, bem como a estrutura da organização. Podem ser criados no formato de texto ou gráfico e actualizados a cada vez que houver novos negócios ou uma mudança de cargo ou responsabilidades.

Uma intranet é também uma ferramenta útil para comunicação entre os empregados. Uma maneira eficaz de os utilizadores partilharem informações com colegas de trabalho é através de fóruns de discussão on-line. Isso requer um software especial que permite aos utilizadores colocar e responder às mensagens agrupadas por tópicos. Podem ser configurados fóruns diferentes, cada um dedicado a um tema específico.
Antes de um projecto de fórum ser implementado, os funcionários devem estar cientes das regras sobre que tipos de mensagens são apropriados, através de uma simples lista de orientações. Estes fóruns de discussão devem ter sempre algum tipo de monitor para garantir o funcionando sem problemas.

As intranets podem também ser equipadas com software para permitir salas de chat ao vivo ou mensagens instantâneas, para que os funcionários comuniquem uns com os outros sobre temas relacionados com o trabalho. Se uma empresa implementar esta forma de comunicação, deverá primeiro conceber uma política sobre o que pode ou não ser discutido no chat.
Deve ser considerada a existência de moderadores na sala de chat, bem como software para registar as conversas para futuras utilizações.

Inquéritos ou sondagens online são outro tipo de aplicações úteis numa intranet. Contrariamente às pesquisas feitas em papel real (que têm uma baixa taxa de retorno, por serem muitas vezes consideradas um incómodo), as pesquisas online permitem obter dos funcionários pareceres ou informações de forma rápida, com resultados que podem ser visualizadas instantaneamente. Reduções no trabalho em papel, no tempo perdido, nos custos de correio e nos dados errados são outros benefícios dos inquéritos por intranet.

Em jeito de resumo, vimos neste artigo que uma intranet pode ter as seguintes aplicações:

E-mail
Formulários
Boletins informativos
Bibliotecas
Cotações de acções
Mapas
Dados históricos
Catálogos
Listas de preços
Produtos concorrentes
Dados de clientes
Organigrama da empresa
Manuais de procedimentos
Listas de contactos
Fóruns
Salas de Chat
Inquéritos

Carlos Pinto Ascensão
Director do Portal WebMarketing

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